Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

VoltraChat, Türkiye'de kayıtlı Odrin Yazılım ("işletici") tarafından işletilen bir hizmet markasıdır.

• İşletici: Odrin Yazılım
• Vergi kimlik no: 6470447526 — Kordon Vergi Dairesi, İzmir
• Adres: Halkapınar Mah. Mürselpaşa Blv. No: 174 İç Kapı No: 204, Konak / İzmir, Türkiye
• E-posta: destek@voltrachat.com

Hesap verileriniz (e-posta, giriş bilgileri, abonelik) bakımından veri sorumlusu işleticidir.

Hizmeti sunmak için yalnızca gerekli olan veriyi işleriz:

• Hesap bilgileriniz: panele giriş için kullandığınız e-posta adresi ve (Google ile girişte) Google hesabınızın adı. Şifre kullanmayız ve saklamayız; giriş, Google OAuth veya e-postanıza gönderilen tek kullanımlık kodla yapılır.
• Instagram hesap bilgisi: bağladığınız profesyonel hesabın kullanıcı adı ve hesap kimliği (ID).
• Erişim jetonu: Meta'nın resmî yetkilendirme (OAuth) ekranından aldığımız erişim jetonu. Jeton, veritabanına yalnızca AES-256-GCM ile şifrelenmiş olarak yazılır. Instagram şifrenizi hiçbir zaman görmeyiz.
• Etkileşim olayları: kurduğunuz otomasyonların tetiklenmesi için Meta'nın webhook'larından gelen yorum ve mesaj olayları (yorumu veya mesajı yazan kişinin kullanıcı adı/ID'si ve yorum/mesaj metni dâhil).
• Sohbet ve kişi bilgisi: hesabınıza mesaj yazan kişinin kullanıcı adı, görünen adı ve profil fotoğrafı adresi; sizinle o kişi arasındaki mesajlaşma geçmişi (gelen mesajlar ile otomasyonun gönderdiği ve sizin panelden elle yazdığınız cevaplar). Profil fotoğrafı sunucumuza kopyalanmaz; Meta'nın verdiği geçici adres saklanır ve 24 saatte bir tazelenir.
• Teslimat kayıtları: gönderilen her DM'in ne zaman, hangi kurala bağlı gönderildiğine dair kayıt (panelinizdeki şeffaflık logu).
• Yayın içerikleri: Paylaşım ekranından (veya API ya da yapay zekâ bağlantısıyla) gönderdiğiniz fotoğraf/video dosyaları; açıklama ve hashtag'ler, alternatif metin, kapak seçimi, "yapay zekâ ile üretildi" ve "akışta da göster" tercihleri; planlanan paylaşım saati, paylaşımdan sonra yapılacak ilk yorumun metni ve bağlanan otomasyon; yayının durumu, Instagram'ın verdiği medya kimlikleri ve gönderi bağlantısı, varsa hata bilgisi; taslağı ya da planı kimin oluşturup kimin onayladığı (panel kullanıcısı, API anahtarı ya da yapay zekâ bağlantısı) ve zamanları. Dosya yerine bir internet adresi verirseniz o adres kaydedilir.
• Yapay zekâ DM cevap taslakları: bu özellik açıksa, bağladığınız yapay zekâ asistanının bir sohbete bıraktığı cevap taslağının metni, taslağı hangi bağlantının yazdığı ve zamanı.
• İstatistikler: Instagram'ın hesabınız ve gönderileriniz için verdiği performans sayıları (takipçi, görüntülenme, erişim, etkileşim, beğeni/yorum/paylaşım/kaydetme, profil ziyareti ve bağlantı tıklaması, takip/takipten çıkma, günlük seriler, gönderi/reels/hikâye bazında metrikler) ile takipçilerinize ait yaş, cinsiyet, ülke, şehir ve çevrimiçi saat dağılımları. Bunlar toplu sayılardır; tek tek kişileri tanımlamaz.
• Ödeme ve fatura bilgileri: ücretli plan aldığınızda ad/unvan ve fatura bilgileri. Kart bilgileriniz bize ulaşmaz; ödeme, lisanslı ödeme kuruluşu iyzico tarafından işlenir.
• Teknik kayıtlar: güvenlik ve hata ayıklama amaçlı sunucu erişim logları (IP adresi, zaman, istek).
• Onay kaydı: Kullanım Koşulları'nı onayladığınız zaman, onayladığınız koşul sürümü, işaretlediğiniz onay kutuları ve ekran dili. Sözleşmenin kurulması ve ispatı için (KVKK md. 5/2-c) hesabınız süresince ve sonrasında yasal zamanaşımı süresince saklanır.

Meta Platform'undan aldığımız verileri (hesap kimliği, yorum/mesaj olayları, yayın kayıtları, istatistikler, jeton) yalnızca şu amaçlarla işleriz:

• Sizin kurduğunuz otomasyon kurallarını çalıştırmak (yorum/hikaye cevabına karşılık public cevap ve DM göndermek),
• Gelen mesajları panelinizin gelen kutusunda göstermek ve panelden elle cevap yazabilmenizi sağlamak,
• Teslimatları panelinizde şeffaf biçimde raporlamak,
• Sizin hazırlayıp açıkça onayladığınız gönderiyi (hemen ya da planladığınız saatte) ya da aşağıdaki "İçerik yayınlama ve istatistikler" bölümünde yazan koşulla yapay zekâ bağlantınızın istediği gönderiyi Instagram hesabınızda yayınlamak, yayının durumunu, planlanan ve son paylaşımlarınızı panelde göstermek ve hesabınızı korumak için yayın sıklığını sınırlamak,
• Hesabınızın ve gönderilerinizin istatistiklerini yalnız sizin çalışma alanınızda göstermek,
• Sizin yetkilendirdiğiniz yapay zekâ bağlantısına, istediği verileri yalnız sizin çalışma alanınız için iletmek ve onun bıraktığı DM cevap taslaklarını size göstermek,
• Bağlı hesabınızın bağlantı sağlığını göstermek,
• Kota ve plan limitlerinizi hesaplamak.

Bu verileri reklam amacıyla kullanmayız, üçüncü taraflara satmayız, kiralamaz veya reklam ağlarıyla paylaşmayız; profilleme yapmayız ve yapay zekâ modeli eğitiminde kullanmayız. İstatistikleri farklı işletmelerin verileriyle birleştirmeyiz. İşleme, Meta Platform Şartları'na ve gizlilik politikamızda yazılı amaçlara uygun yürütülür.

• Paylaşım bir taslakla ya da ileri bir saate planlanmış bir paylaşımla başlar; ikisi de Instagram'da görünmez. Gönderi yalnız şu iki durumda yayınlanır: siz panelde hemen ya da planladığınız saat için onayladığınızda; ya da panelde "Yapay zekâ onaysız yayınlayabilir" seçeneğini (varsayılan olarak kapalı) açtıysanız, sizin API anahtarıyla ya da giriş ekranından yetkilendirdiğiniz yapay zekâ bağlantınız paylaşımı istediğinde. Bir yayın kendiliğinden tekrarlanmaz.
• Yüklediğiniz dosya, Instagram'ın çekebilmesi için sunucumuzda tahmin edilemez, imzalı ve süreli bir adreste tutulur. Hemen paylaşılan gönderinin dosyası yüklemeden yaklaşık 24 saat sonra otomatik silinir. Onay bekleyen taslağın ya da planlanan paylaşımın dosyası, paylaşım yapılana, başarısız olana ya da iptal edilene kadar saklanır, ancak yüklemeden en çok 32 gün sonra (en uzak 30 günlük planlama ve gecikme payı) her durumda silinir. Bu durumların ardından dosya, yüklemenin üzerinden 24 saat geçmişse yarım saat içinde, geçmemişse 24 saat dolunca otomatik silinir.
• Bu veriler sizin panelden, API ile ya da yapay zekâ bağlantınızla göndermenizle ve Meta'nın resmî API'si üzerinden elektronik ortamda toplanır.
• Instagram'da yayınlanan gönderi sizin Instagram hesabınızda kalır. VoltraChat yayınlanmış bir gönderiyi düzenleyemez veya silemez; bunu Instagram uygulamasından yaparsınız. VoltraChat'teki verilerinizi silmeniz Instagram'daki gönderiyi silmez.
• Paylaştığınız içerikte ve açıklamada yer alan kişilere ait veriler bakımından sorumluluk sizdedir; VoltraChat bu içeriği yalnız sizin talimatınızla Instagram'a iletmek için işler.

• Panelden kendi yapay zekâ asistanınızı VoltraChat'e bağlayabilirsiniz (API anahtarıyla ya da giriş ve izin ekranıyla). Bağlantı yalnız sizin çalışma alanınızın verisine ve verdiğiniz izin kapsamında erişir; bağlantıyı panelden dilediğiniz an kaldırabilirsiniz.
• Bağlantınız istediğinde otomasyonlarınız, gönderileriniz, yorumlar, istatistikler ve (bu özellik açıksa) sohbetleriniz ve mesajlarınız ona iletilir. Bu veriler, sizin seçtiğiniz yapay zekâ sağlayıcısına sizin talimatınızla aktarılır: aktarımı siz başlatırsınız, VoltraChat yalnız bağlantınızın isteğine cevap verir ve o sağlayıcıyla kendiliğinden veri paylaşmaz. Sağlayıcının veriyi nasıl işlediği onun şartlarına tabidir. Bu aktarımda mesajlaştığınız kişilerin verilerinin veri sorumlusu sizsiniz; VoltraChat sizin adınıza veri işleyen olarak hareket eder. Bu kişilere karşı aydınlatma ve yurt dışına aktarım şartları (KVKK md.9; ör. sağlayıcıyla yapılan standart sözleşme) dâhil yükümlülükler size aittir.
• Yapay zekâ bağlantısı DM göndermez. Bir sohbete yalnız cevap taslağı bırakabilir; taslağı siz panelde görür, düzenler ve isterseniz kendiniz gönderirsiniz. Taslak, gönderildiğinde ya da sildiğinizde silinir; sohbet silinirse onunla birlikte silinir.
• Gelen kutusu geçmişi: bu özellik açıksa, siz ya da yapay zekâ bağlantınız istediğinde bir sohbetin Instagram'daki eski mesajları (Meta'nın verdiği en son 20 mesaj) Meta'nın resmî API'sinden okunur; bu mesajlar sunucumuza kaydedilmez. İsteği siz yaptıysanız yalnız size gösterilir; yapay zekâ bağlantınız yaptıysa ona iletilir.
• Yapay zekâ bağlantısıyla yapılan işlemler (ne zaman, hangi bağlantıyla; IP adresi ve istemci bilgisi) güvenlik ve denetim için işlem kayıtlarına yazılır.

• Hesap, otomasyon, teslimat, içerik yayınlama, istatistik, yapay zekâ bağlantısı ve ödeme verileri: kendi hesabınıza ait veriler bakımından bir sözleşmenin kurulması ve ifası için gerekli olması (md.5/2-c). Hesabınızla mesajlaşan ya da etkileşen kişilerin verilerini sizin adınıza veri işleyen olarak işleriz (aşağıdaki "Bağlı hesabınızla etkileşen kişilerin verileri" bölümü).
• Fatura ve mali kayıtlar: hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (md.5/2-ç).
• Güvenlik logları, yayın ve yapay zekâ bağlantısı işlem kayıtları ve kötüye kullanım önleme: meşru menfaat (md.5/2-f).
• Açık rızaya dayalı bir işlememiz bulunmamaktadır; pazarlama iletisi göndermek istersek bunun onayını ayrıca ve açıkça alırız.

Otomasyonlarınız çalışırken, hesabınıza yorum yazan veya hikayenize cevap veren kişilerin kullanıcı adı ve mesaj/yorum içerikleri sistemimizden geçer. Bu kişilere karşı sosyal medya hesabınızın işleteni olarak birinci derecede sorumlu olan sizsiniz; VoltraChat bu verileri yalnızca sizin talimatınız (kurduğunuz kurallar) doğrultusunda ve bu politikadaki amaçlarla sınırlı işler. Bu kişilerden gelen silme talepleri bize ulaşırsa ilgili kayıtları sileriz.

Verileri yalnızca hizmetin çalışması için zorunlu olan hizmet sağlayıcılarla paylaşırız:

• Hetzner Online GmbH (Almanya): sunucu barındırma — verileriniz ve yayın için yüklediğiniz dosyalar Almanya'daki sunucularda tutulur.
• Meta Platforms (ABD/İrlanda): Instagram API'si — otomasyonun ve yayının doğası gereği veri Meta ile karşılıklı akar; yayınlamak istediğiniz dosyayı Instagram, sunucumuzdaki süreli adresten kendisi çeker.
• Google (ABD): yalnızca Google ile giriş seçeneğini kullanırsanız kimlik doğrulama.
• iyzico (Türkiye): ödeme işleme.
• E-posta gönderim sağlayıcısı: giriş kodları, sipariş teyidi ve hizmet bildirimleri (kota uyarısı vb.) için işlem e-postaları.
• Sizin bağladığınız yapay zekâ sağlayıcısı: yalnız siz bağlantı kurduysanız, yalnız bağlantınızın istediği veri ve sizin talimatınızla (yukarıdaki "Yapay zekâ bağlantısı" bölümü).

Kişisel verileriniz KVKK md.9 kapsamında yurt dışına aktarılır: sunucu barındırma için Almanya'ya (Hetzner), Instagram otomasyonu ve yayın için Meta'ya (ABD/İrlanda), yalnız Google ile giriş seçerseniz kimlik doğrulama için Google'a (ABD), giriş kodu ve hizmet e-postalarının gönderimi için e-posta gönderim sağlayıcımıza (Resend, ABD). Kendi yapay zekâ bağlantınızı kurarsanız, bağlantınızın istediği veri sizin seçtiğiniz sağlayıcıya (yurt dışında olabilir) sizin talimatınızla aktarılır. Aktarım bu amaçlarla ve her amaç için gereken veriyle sınırlıdır; aktarımın dayanağına ilişkin bilgi talebinizi destek@voltrachat.com adresine iletebilirsiniz. Verilerinizi bunların dışında hiçbir üçüncü tarafla paylaşmayız; yasal olarak yetkili kurumlarca talep edilmesi hâli saklıdır.

• Yayın için yüklenen dosyalar: hemen paylaşılan gönderide yüklemeden yaklaşık 24 saat sonra otomatik silinir; onay bekleyen taslağın ya da planlanan paylaşımın dosyası paylaşım yapılana, başarısız olana ya da iptal edilene kadar, en çok 32 gün saklanır ve ardından otomatik silinir; yarım kalan yüklemeler 1 saat içinde silinir.
• Yapay zekâ DM cevap taslakları: gönderilene ya da silinene kadar saklanır; sohbet silinince onunla birlikte silinir.
• Instagram'dan okunan eski mesajlar (gelen kutusu geçmişi): sunucumuzda saklanmaz; size gösterilir ya da isteyen yapay zekâ bağlantınıza iletilir.
• Yayın kayıtları (açıklama, medya kimlikleri, gönderi bağlantısı, durum): Instagram hesabınız VoltraChat'te kayıtlı kaldıkça saklanır; hesap silme veya Meta Veri Silme talebinde silinir.
• İstatistikler: en sık 15 dakikada bir yenilenir ve her yenilemede eskisinin üzerine yazılır; son görüntü yayın kayıtlarıyla aynı süre saklanır ve aynı yollarla silinir.
• Yayın ve yapay zekâ bağlantısı işlem kayıtları (kimin, ne zaman, hangi yoldan işlem yaptığı; API ya da yapay zekâ bağlantısıyla yapılan işlemlerde IP adresi ve istemci bilgisi): panel hesabınız silinene kadar saklanır.
• Etkileşim olayları ve teslimat kayıtları: hesabınız aktifken en fazla 12 ay; süresi dolan kayıtlar periyodik olarak silinir.
• Gelen kutusu mesajları (sohbet geçmişi): 12 aydan eski mesajlar silinir; 12 aydır hareketsiz ve mesajı kalmamış sohbet kaydı tamamen silinir.
• Mesaj almak istemediğini bildiren (ör. "DUR" yazan) kişilerin listesi: o kişiye yeniden otomatik mesaj gitmemesi için Instagram hesabınız VoltraChat'te kayıtlı kaldıkça saklanır; yalnız kişinin Instagram kimlik numarası, bildirim nedeni ve tarihi tutulur.
• Hesap koruması kayıtları (Meta'nın hata ve kısıt sinyalleri): hesabınızı korumak için Instagram hesabınız kayıtlı kaldıkça saklanır; 12 aydan eski kayıtlarda ilgili kişinin kimliği silinir.
• Hesap silme talebinde: tüm hesap verileri, jeton ve etkileşim kayıtları 30 gün içinde silinir.
• Instagram hesap bağlantısını kaldırdığınızda: erişim jetonu iptal edilir ve yeni veri işlenmez; mevcut kayıtlar, hesabınızı silmediğiniz sürece yukarıdaki 12 aylık takvimle silinir ("DUR" listesi ve hesap koruması kayıtları hariç; bunlar yukarıda yazan sürelerle saklanır).
• Fatura ve mali kayıtlar: vergi ve ticaret mevzuatındaki zorunlu saklama süreleri boyunca tutulur; bu kayıtlar silme talebinin istisnasıdır.
• Ödeme öncesi sözleşme onay kayıtları (onay zamanı, onaylanan metnin sürümü, onay cümleleri, ilgili ödeme formunun özeti): Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği md.20 gereği ilgili aboneliğin son işleminden (son ödeme ya da sona erme) itibaren 3 yıl saklanır ve hesap silindiğinde silinmez; bu durumda IP adresi ve kaydı hesabınıza bağlayan bilgiler silinir.
• Sunucu erişim logları: en fazla 12 ay.

Erişim jetonları AES-256-GCM ile şifrelenir; şifre tabanlı giriş kullanılmaz (tek kullanımlık kod / Google OAuth); her müşteri verisi çalışma alanı bazında yalıtılır (satır düzeyi erişim kontrolü); imzasız webhook istekleri reddedilir. Güvenlik ihlali hâlinde KVKK md.12 uyarınca Kurul'a ve etkilenen kullanıcılara bildirim yapılır.

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, düzeltilmesini veya silinmesini isteme, aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme, işlemeye itiraz etme ve zarara uğramanız hâlinde giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Başvurularınızı destek@voltrachat.com adresine iletebilirsiniz; en geç 30 gün içinde yanıtlarız. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyet hakkınız saklıdır.

İki yol vardır; ayrıntılar Veri Silme sayfasındadır:

• Panel → Ayarlar'dan hesabınızın silinmesini talep edebilirsiniz (iki adımlı onay).
• Instagram/Meta ayarlarından VoltraChat uygulamasının erişimini kaldırıp verilerinizin silinmesini istediğinizde Meta bize bir Veri Silme talebi iletir; talebi işler ve size takip edebileceğiniz bir onay kodu döneriz. Yalnız erişimi kaldırmak (silme istemeden) silme talebi oluşturmaz; bu durumda erişim jetonu iptal edilir, geçmiş kayıtlar silinmez.

Instagram'da yayınlanmış gönderiler bu silme işlemlerinin kapsamı dışındadır; onları Instagram'dan silersiniz.

Panel, yalnızca oturumunuzu açık tutmak için zorunlu (teknik) çerez kullanır. Analitik, reklam veya üçüncü taraf izleme çerezi kullanmayız. Zorunlu çerezler için KVKK ve Kurul kararları uyarınca açık rıza gerekmez.

Bu politikayı güncelleyebiliriz. Önemli değişiklikleri panelden veya e-postayla duyururuz; güncel sürüm her zaman bu sayfadadır.

Gizlilik ve KVKK başvurularınız için: destek@voltrachat.com